Ketidakmampuan untuk menjalankan event dengan benar membuat perencana event sangat diperlukan. Jika Anda ingin sukses menyelenggarakan acara Anda sendiri atau bahkan memulai bisnis EO, pahami tips sukses berikut ini.
Seperti yang kami rangkum dari virtualedge.org, Ada beberapa keterampilan eksklusif yang harus dimiliki oleh pembuat event apalagi dalam mengelola event yang mewah.
Salah satunya adalah mampu menggabungkan Visi dan Misi yang harus tetap bisa memprioritaskan, memahami, dan memenuhi setiap permintaan klien secara detail.
Selain itu, untuk mengelola sebuah event agar bisa sukses, perencana event juga harus mengetahui 5 hal berikut ini:
1. Menyusun tema, konsep, dan tujuan acara
Menetapkan tema dan konsep acara adalah cara pertama untuk membuat acara yang membutuhkan pemikiran yang matang. Topik dan konsep yang menarik memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam kegiatan ini merasa lebih nyaman dan betah.
Pahami juga apa tujuan dari aktivitas tersebut dan bagaimana Anda ingin peserta mengingat acara tersebut. Undanglah pihak penyelenggara untuk memberikan pendapat dan mendiskusikan tema dan konsep acara.
2. Bagikan tugas dengan tim
Menyelenggarakan suatu kegiatan membutuhkan kerja sama tim yang kompak dan kuat, karena sulitnya suatu acara mencapai hasil yang maksimal jika diselenggarakan sendiri-sendiri.
Bentuk kelompok atau departemen dengan deskripsi yang jelas tentang tanggung jawab mereka. Kirimkan tugas dan posisi yang sesuai untuk setiap orang yang cocok sehingga mereka juga dapat bersemangat dengan tugas tersebut.
3. Cara membuat acara dengan membuat dana anggaran
Penganggaran sangat penting untuk mengetahui berapa banyak uang yang harus disiapkan. Dana ini kemudian digunakan untuk membeli atau menyewa peralatan, menyewa tempat, memberi hadiah, atau melakukan hal lain.
Anda mungkin juga harus membayar biaya yang cukup besar jika berniat mengundang tokoh masyarakat sebagai tamu. Misalnya pembicara khusus, penyanyi ibu kota, grup dan artis lainnya.
4. Merencanakan persiapan penyelenggaraan acara
Cara membuat acara yang baik memerlukan persiapan khusus, apalagi kegiatan tersebut cukup penting. Anda perlu mengembangkan jadwal yang mencakup persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi acara sehingga tidak ada langkah yang terlewatkan.
Tetapkan tujuan kesiapan sebagai rangkaian garis waktu untuk melacak seberapa jauh kemajuan pekerjaan dan pekerjaan apa yang perlu dilakukan berdasarkan tujuan perencanaan. Dengan begitu, semua persiapan bisa lebih terkontrol.
5. Buat daftar vendor dan sponsor
Agar sukses dalam suatu acara, Anda harus mendaftarkan daftar vendor untuk keperluan acara secara keseluruhan. Cari tahu dari penyedia ke penyedia untuk mendapatkan harga terbaik.
Ada baiknya mencari sponsor untuk membantu mengatur kegiatan Anda. Dengan konsep event yang menarik dan unik, brand dan pihak lainnya siap mensponsori event tersebut.
Itulag 5 langkah membuat event yang lancar dan sukses. Semoga bisa bermanfaat!
